Anmeldungen 2024 sind offen!

Es ist soweit: Die Anmeldungen sind offen! Für Ausstellende, Spielrunden und Programm – informiert euch hier über den Ablauf.

Wir nutzen in diesem Jahr für alle drei Anmeldungen das Tool Conservices in der neuen Version, die sich gegenüber dem Vorjahr teils sehr verändert hat. Ihr müsst daher leider auch neue Accounts erstellen, sofern ihr nicht bereits wegen der Dreieichcon 2023 oder Buchmessecon 2024 einen angelegt habt. Für die Folgejahre wird das Tool in Details weiterentwickelt, eure Accounts bleiben aber weiter vorhanden; ihr werdet euch wohl sogar noch für weitere Cons anmelden können.

Um euch möglichst sicher durch die Anmeldungen zu führen, haben wir uns entschieden, diese zu bebildern. Rechnet also mit einem langen Beitrag 😉 der Beitrag wird nun unterteilt in fünf Bereiche, zu denen ihr direkt springen könnt: Start/Auswahl – Account – Aussteller-Profil – Spielrunden – Programmpunkte – Ausstellende

Start/Auswahl

Alle Anmeldungen laufen über das Tool Conservices, welches ihr unter conservices.de aufrufen könnt.

Dort klickt ihr zunächst rechts oben auf „Veranstaltungen“, um zur Auswahl zu gelangen.

Ihr seht dort alle Veranstaltungen, für die man sich aktuell anmelden kann bzw. die noch stattfinden und für die man sich Ausstellende, Programm etc. anzeigen lassen kann. In der Beschreibung steht, in welchem Zeitraum man sich anmelden kann zum „mitwirken“ bzw. „mitspielen“ – dies meint, welcher Zeitraum technisch definiert ist. Beachtet bitte, dass bereits zuvor alle Plätze vergeben sein können, und lest die entsprechenden Hinweise in diesem Beitrag.

Wählt dort unsere „KrähenFee 2024“ aus, indem ihr rechts neben der Beschreibung auf den Button klickt.

Nun seid ihr auf der Übersichtsseite zur KrähenFee 2024. Unter der Beschreibung findet ihr Buttons, die euch zu den jeweiligen Formularen führen. Zudem sind dort bereits die Buttons, um sich die angenommenen Programmpunkte, Spielrunden und Ausstellenden anzeigen zu lassen. Da wir zunächst einen Monat – bis zum 10. Juni – sammeln, bevor wir an das Verteilen und ggf. auswählen gehen, werdet ihr dort zunächst nichts finden. Sobald wir mit den Auswahlen und Verteilen einzelner Bereiche fertig sind, werden wir euch via Social Media bzw. Blogbeitrag informieren. Wenn ihr euch für etwas beworben / angemeldet habt, erhaltet ihr Zu- / Absagen und ggf. weitere Informationen an die im Account hinterlegte E-Mail-Adresse.

Mit einem solchen Account müsst ihr euch anmelden bzw. neu registrieren, sobald ihr einen der Buttons für ein Anmelde-/Bewerbungsformular anklickt. Ihr habt bereits einen Account? Dann springt direkt zur jeweiligen Anmeldung: Spielrunden – Programmpunkte – Ausstellende

Account

Mit deinem Account kannst du dich, wie erwähnt, für mehrere Conventions anmelden. Nicht nur, um als Teil der Convention etwas anzubieten oder auszustellen, sondern auch, um sich in Spielrunden einzutragen. Melde dich mit deinen Daten an, oder klicke auf „neues Konto anlegen“:

Füllt das kurze Formular vollständig aus. Neben der Datenschutzerklärung von Conservices müsst ihr auch zustimmen, per E-Mail kontaktiert zu werden. Dies ist nötig, da wir Teile der Kommunikation über die Funktion in Conservices abhandeln – und letztlich wollt ihr ja sicher auch wissen, ob z. B. eure Bewerbungen angenommen wurden. Der Erhalt des Newsletters ist freiwillig; hierbei handelt es sich nicht um einen Newsletter von uns, sondern von Conservices.

Nach Registrierung seid ihr direkt eingeloggt und im zuvor ausgewähltem Formular.

Oben rechts in der Menüleiste unter „Mitwirken“ findet ihr nun direkte Links zu den Formularen der Veranstaltung; unter „Konto“ findet ihr die Optionen zum Bearbeiten eurer Daten sowie Links zu Übersichten über eure Bewerbungen als auch Spielrunden zu denen ihr angemeldet seid. Zudem findet ihr den Link zu euren „Aussteller-Profilen“. Ihr wollt lediglich Programm und / oder Spielrunden anbieten, ohne euch als Ausstellende zu bewerben? Dann könnt ihr dies ignorieren und direkt zu Spielrunden bzw. Programmpunkten. Als Ausstellende: Wir erklären euch dies im Folgenden.

Aussteller-Profil

Wenn ihr euch für einen Stand bewerben wollt, benötigt ihr zwingend ein Aussteller-Profil. Über dieses Profil erhalten wir beispielsweise eure Rechnungsdaten und den angezeigten Namen. Dieses Aussteller-Profil kann zudem auch für Programm- und Spielrundenanmeldungen genutzt werden, und wir können so die Verknüpfungen sehen.

Ihr könnt unter einem Account mehrere Profile anlegen – bspw. wenn ihr unter unterschiedlichen Artist-Namen aktiv seid, verschiedene Projekte habt etc. Um ein Aussteller-Profil anzulegen, klickt zunächst auf den Punkt „Aussteller-Profile“, recht oben unter „Konto“.

In der nun geöffneten Unterseite seht ihr eure vorhandenen Aussteller-Profile und könnt diese zum Bearbeiten aufrufen. Rechts seht ihr zudem einen kleinen Button, mit dem ihr ein neues Profil anlegen könnt.

Füllt das Formular vollständig aus, um euer Profil anzulegen. Nun noch ein paar Hinweise zu einigen Feldern (nicht allen):

Name: Dieser wird öffentlich angezeigt.

Warenangebot: Gebt hier einen kurzen Überblick über das, was ihr verkaufen / anbieten wollt.

Rechnungsdaten: Diese werden zur Rechnungserstellung genutzt. Vielleicht fragt ihr euch, wieso wir Profil- als auch Rechnungsdaten erfragen: Dies ist nötig, da erfahrungsgemäß beides unterschiedlich sein kann. Ein Beispiel: Person / Firma A macht den Stand und legt das Profil an – die Rechnung geht jedoch an Person / Firma B; häufig unterscheiden sich auch Profilname (z.B. Name Autor*in) vom Rechnungsnamen (Name Verlag).

Kontaktdaten: Wir benötigen mindestens den Namen und die Mobilnummer der Ansprechperson, um diese bei Bedarf auch während der Veranstaltung kontaktieren zu können. Weitere Daten sind freiwillig.

Nach Anlegen des Profils könnt ihr dieses nun bei den Anmeldungen angeben und hier nun entsprechend weiter zu: Spielrunden – Programmpunkte – Ausstellende

Spielrunden

Füllt das Formular bitte vollständig aus; optionale Felder müssen nicht ausgefüllt werden. Als Spielleitende erhaltet ihr freien Eintritt bzw. eine Ermäßigung auf eure Standkosten. Die Spielrunden finden an mehreren Orten statt, teils in Gebäuden (Zutritt mit Eintrittsbändchen), teils auch in Pavillons auf dem Außengelände oder im Burginnenhof. Je nach Inhalt, benötigtem Platz und der Menge an Spielrundenanmeldungen kann es sein, dass wir nicht alle Angebote annehmen können, wir bitten um euer Verständnis. Unser Ziel ist es natürlich, ein möglichst umfangreiches und ebenso möglichst vielfältiges Spielrundenangebot zu haben.

Wir werden nach dem 10. Juni anfangen zu verteilen bzw. auszuwählen. Dies kann einige Zeit dauern. Das Formular bleibt auch nach dem 10. Juni geöffnet, zuvor angemeldete Runden werden jedoch bevorzugt.

Nun noch ein paar Hinweise zu einigen Feldern (nicht allen):

Spielleiter: Sofern ihr euch nicht auch für einen Stand beworben habt bzw. bewerben wollt, reicht hier Privatperson. Auch als Verlagssupporter reicht diese Angabe aus (Supportrunden werden später im Formular definiert). Wenn ihr einen Stand wollt, wählt hier bitte unbedingt eurer zugehöriges Profil aus, damit wir die Zuordnung sehen und euch z.B. den Rabatt gutschreiben können.

Datum / Uhrzeit: Es können nur 3. oder 4. August gewählt werden. Achtet bei den Zeiten auf die Öffnungszeiten der Con: Ab 11 Uhr morgens; Ende am Sonntag um 17 Uhr.

Dauer: Gebt die Dauer an, die ihr benötigt. Gebt im Zweifelsfall lieber eine etwas höhere Zeit an, damit eure Runde nicht mit folgenden in Konflikt gerät.

Angaben zu Charakteren: Beispielsweise Stufen, bestimmte Ausrichtungen / Hintergründe, ob diese gestellt oder mitgebracht werden etc.

Teasertext: Eine aussagekräftige Beschreibung der Spielrunde; dies wird für viele der relevante Part sein, ob man teilnehmen möchte.

Triggerwarnungen / Content-Note: Beispielsweise vorkommende Triggerthemen, Phobien, Inhalte die potenziell nicht für alle geeignet sind.

Schlagworte: Wählt hier alles zutreffende aus, indem ihr mit gedrückter Strg-Taste die Zeilen anklickt.

Mindest- / Höchstalter: Mit dem Mindestalter müsst ihr definieren, welches Alter hinsichtlich der Inhalte notwendig ist, oder auch, wenn ihr euch z.B. nicht zutraut mit sehr jungen Menschen zu spielen. Insbesondere ein Mindestalter ab 18 ist auch relevant für Platzierungen und etwaige Kontrollen. Das optionale Höchstalter ist beispielsweise relevant, wenn ihr eine Kinderrunde anbietet, bei der eben keine Erwachsenen mitspielen sollen.

Hinweise / Nachricht an die Organisatoren: Gebt hier alles an, was für euch sonst noch wichtig ist in Bezug auf eure Spielrunde – z. B. wenn ihr Strom benötigt, es besonders laut werden könnte etc.

Programmpunkte

Füllt das Formular bitte vollständig aus; optionale Felder müssen nicht ausgefüllt werden. Als Programmpunktanbietende erhaltet ihr freien Eintritt bzw. eine Ermäßigung auf eure Standkosten. Das Programm findet an mehreren Orten statt, teils in Gebäuden (Zutritt mit Eintrittsbändchen), teils auch in Pavillons auf dem Außengelände oder im Burginnenhof. Je nach Inhalt, benötigtem Platz und der Menge an Programmanmeldungen kann es sein, dass wir nicht alle Angebote annehmen können, wir bitten um euer Verständnis. Unser Ziel ist es natürlich, ein möglichst umfangreiches und ebenso möglichst vielfältiges Programmangebot zu haben.

Wir werden nach dem 10. Juni anfangen zu verteilen bzw. auszuwählen. Dies kann einige Zeit dauern. Das Formular bleibt auch nach dem 10. Juni geöffnet, zuvor angemeldete Programmpunkte werden jedoch bevorzugt.

Nun noch ein paar Hinweise zu einigen Feldern (nicht allen):

Angeboten von: Sofern ihr euch nicht auch für einen Stand beworben habt bzw. bewerben wollt, reicht hier Privatperson. Wenn ihr einen Stand wollt, wählt hier bitte unbedingt eurer zugehöriges Profil aus, damit wir die Zuordnung sehen und euch z. B. den Rabatt gutschreiben können.

Datum / Uhrzeit: Es können nur 3. oder 4. August gewählt werden. Achtet bei den Zeiten auf die Öffnungszeiten der Con: Ab 11 Uhr morgens; Ende am Sonntag um 17 Uhr.

Dauer: Gebt die Dauer an, die ihr benötigt. Gebt im Zweifelsfall lieber eine etwas höhere Zeit an, damit euer Angebot nicht mit folgenden in Konflikt gerät.

Besucher: Gebt hier eure geschätzte Besuchendenzahl an, sofern ihr dies einschätzen könnt, damit wir dies bei der Platzierung berücksichtigen können. Auch eine Mindestzahl oder Höchstzahl (z. B. bei begrenzten Plätzen für Mitmach-Workshops) kann angegeben werden. Diese Felder sind alle optional.

Mindest- / Höchstalter: Mit dem Mindestalter müsst ihr definieren, welches Alter hinsichtlich der Inhalte notwendig ist. Insbesondere ein Mindestalter ab 18 ist auch relevant für Platzierungen und etwaige Kontrollen. Das optionale Höchstalter ist beispielsweise relevant, wenn ihr ein spezielles Kinderprogramm anbietet.

Teasertext: Eine aussagekräftige Beschreibung des Programmpunkts; dies wird für viele der relevante Part sein, ob man teilnehmen möchte.

Triggerwarnungen / Content-Note: Beispielsweise vorkommende Triggerthemen, Phobien, Inhalte die potenziell nicht für alle geeignet sind.

Schlagworte: Wählt hier alles zutreffende aus, indem ihr mit gedrückter Strg-Taste die Zeilen anklickt.

Ausstattung: Wählt hier ggf. die benötigte Ausstattung aus, indem ihr mit gedrückter Strg-Taste die Zeilen anklickt.

Nachricht an die Organisatoren: Gebt hier alles an, was für euch sonst noch wichtig ist in Bezug auf euren Programmpunkt.

Das Abspielen von Musik ist hinsichtlich GEMA grundsätzlich nicht erlaubt. Wenn dies für eure Programmpunkte relevant ist, kontaktiert uns bitte im Vorfeld.

Ausstellende

Wenn ihr euch für einen Stand bewerben wollt, benötigt ihr zwingend ein Aussteller-Profil (siehe oben). Das Formular bei Conservices ist sehr kurz gehalten, da die Formulare für alle Conventions einheitlich sind; wir müssen euch daher abverlangen, im Anschluss ein weiteres Formular auszufüllen (siehe unten). Wir hoffen auf euer Verständnis.

Beachtet bitte auch unsere Standbedingungen und -konditionen.

Gegenüber der Veröffentlichung der Standbedingungen im letzten Monat haben wir eine Ergänzung vorgenommen: „Ai-Art“ ist grundsätzlich nicht erlaubt für Ausstellende. Dies meint insbesondere durch AI ganz oder in erheblichem Umfang generierte Illustrationen und / oder Texte, sowohl als einzelne Produkte als auch als Teile in Gesamtveröffentlichungen wie Büchern. Wir erwarten von allen Ausstellenden, keine Werke zu verkaufen, auf die dies zutrifft. Bei Zuwiderhandlungen behalten wir uns vor, einen Platzverweis ohne Erstattung auszusprechen.

Wir werden nach dem 10. Juni anfangen zu verteilen bzw. auszuwählen. Dies kann einige Zeit dauern. Das Formular bleibt auch nach dem 10. Juni geöffnet, zuvor angemeldete Stände werden jedoch bevorzugt.

Das Feld Standgröße meint, wie viel Meter Fläche ihr in der Breite haben möchtet. Je nach Standort kann die Tiefe variieren.

Dies wird auch im Folge-Formular abgefragt. Die Beschreibung wird nach Zusage öffentlich angezeigt.

Hinweise an die Organisatoren müsst ihr hier nicht ausfüllen; wir fragen weitere Informationen über das folgende Formular statt.

Dieses Anschlussformular läuft über Microsoft Forms und kann hier abgerufen werden: https://forms.office.com/e/JSpYbJDTsz

Bitte meldet eure Standbewerbung zuerst über Conservices an. Alle über das Anschlussformular abgefragten Daten sind nicht öffentlich und dienen uns zur Planung, Auswahl sowie zum Bereitstellen und Berechnen der korrekten, benötigten Leistungen. Die erste Seite des Forms beinhaltet dabei zunächst die Verweise auf Conservices und unsere Konditionen.

Insgesamt erwarten euch 14 bis 25 Fragen auf 5 Seiten. Bitte füllt alles vollständig aus. Im Folgenden noch ein paar Hinweise:

Allgemeines: Die Fragen auf dieser Seite dienen uns zum Zuordnen der Daten zur Conservices-Bewerbung und ggf. Kommunikation.

Ansprechpartner*in: Diese Daten beziehen wir zwar auch über Aussteller-Profil in Conservices, wir haben jedoch die Erfahrung gemacht, dass dort zuweilen vergessen wurde das vorhandene Profil aktuell zu halten, weswegen wir dies hier nochmal abfragen.

Rechnungsdaten: Der hier abgefragte Name soll in den Rechnungen auftauchen; zudem bitten wir um Zuordnung zu einer oder mehrerer Kategorien, da es für uns rein aufgrund von Beschreibungen nicht immer ersichtlich ist, ob ihr beispielsweise Verlag, Händler oder anderes seid.

Angaben zum Stand: Hier fragen wir die konkreten Standwünsche ab; abhängig von euren Antworten / Auswahlen öffnen sich weitere Fragen. Hier findet ihr bei den jeweiligen Fragen weitergehende Hinweise und Kosten (die genauen Kosten findet ihr in den Standbedingungen).

Beachtet bitte, dass ihr nach Abschluss keine Mail zur Bestätigung erhaltet, sondern euch lediglich im Forms selbst mitgeteilt wird, dass die Antwort gesendet wurde. Sollte uns nach einer gewissen Zeit etwas fehlen (z.B. ausgefülltes Forms-Formular bei vorhandener Conservices-Bewerbung oder andersrum) oder sich unsererseits Fragen ergeben, werden wir euch per E-Mail kontaktieren.

Sofern ihr Programm oder Spielrunden anbieten wollt, meldet diese im Idealfall direkt im Anschluss an. Der Rabatt auf die Standkosten ist jeweils einmalig und nicht kumulativ. Wenn jemand anderes als ihr die Angebote anmeldet (z. B. Spielrunden durch eure Supporter), schreibt dies bitte bei eurer Anmeldung bei den Hinweisen an die Orga (in Conservices oder Forms) und sagt den betreffenden Personen, sie mögen bitte ebenso bei den Hinweisen dazuschreiben, dass sie zu euch gehören.

Noch Fragen? Schreibt uns an, wir werden uns dann zeitnah bei euch melden.

Text: Michael „Miku“ Fuchs
Titelbild: Oliver Bayer